Former ses collaborateurs à simplifier leurs écrits professionnels

Un tiers des Français comprennnent mal les textes qu’ils reçoivent des entreprises et des services publics (Baromètre Langage Clair 2025, Avec des Mots / Occurrence).

Vos collaborateurs maîtrisent leurs sujets mais ne sont pas toujours capables de les rendre compréhensibles aux non-spécialistes. Les juristes écrivent pour des juristes, les experts pour des experts. 

Résultat : des procédures RH qui génèrent plus d’appels qu’elles n’en évitent, des communications internes mal comprises, des contenus qui restent complexes et des lecteurs qui décrochent. Ce n’est pas un problème de capacité mais de méthode.

Pourquoi vos équipes écrivent-elles de façon compliquée, sans le savoir ?

On n’apprend pas, ou mal, à écrire pour ses lecteurs. Quand on écrit dans le cadre professionnel, on pense avant tout à l’information qu’on veut faire passer et on perd un peu de vue son auditoire. Et plus on a de savoir-faire, plus on a du mal à prendre le recul nécessaire pour comprendre que tout le monde ne connait pas « comme nous » les sujets dont on parle. 

Il y a aussi quelque chose de plus souterrain : simplifier ses écrits, vulgariser un sujet complexe, beaucoup le vivent comme une menace sur leur crédibilité d’expert. Cette crainte freine les démarches de clarification bien plus que le manque de temps.

Comment former vos collaborateurs à écrire plus clairement ?

Une formation à la simplification des écrits ancre une bonne habitude : celle de se poser des questions avant même de commencer à écrire. Qui lit ce texte ? Que doit-il en retenir ? Que doit-il faire ensuite ? Cela permet de comprendre comment structurer son message de façon logique pour son lecteur. C’est fondamental.

Ces réflexes tiennent dans la durée. Ils s’appliquent aux mails du quotidien autant qu’aux documents stratégiques. Et ils ont tendance à se propager : une équipe formée commence à poser les mêmes questions aux autres services avec lesquels elle travaille.

Ensuite, la formation enseigne les techniques rédactionnelles qui fonctionnent : quelle syntaxe préférer, quelles tournures privilégier, comment choisir les bons mots…

Qui a vraiment besoin de cette formation ?

Tous ceux qui écrivent pour des lecteurs qui ne partagent pas leur expertise. Concrètement : les équipes RH dont les procédures doivent être comprises et appliquées, les juristes dont les analyses doivent être lisibles par des non-juristes, les experts techniques qui s’adressent à des interlocuteurs sans bagage technique, les agents du secteur public en contact avec les usagers… Mais aussi, les communicants qui doivent répondre aux commandes internes et qui doivent pouvoir s’adapter à des cibles multiples !

Une formation pour des communicants n’est pas la même que pour des juristes ou des équipes de terrain. Le programme s’adapte au secteur, au niveau du groupe et aux documents qu’il produit réellement.

Intra ou inter : comment choisir ?

La session intra-entreprise est la plus efficace pour faire évoluer les pratiques d’une équipe. Les exercices s’appuient directement sur vos contenus : les participants travaillent sur leurs propres textes, pas sur des cas génériques. C’est aussi le format qui permet d’ajuster le programme à vos enjeux.

Les sessions inter-entreprises permettent de former rapidement un ou deux collaborateurs sans attendre de constituer un groupe, avec en prime les échanges entre professionnels de secteurs différents.